No cotidiano de uma empresa, tomar decisões nem sempre é uma tarefa muito fácil. Este é um processo que envolve pessoas, dados, recursos e riscos, pois se a estratégia não for bem planejada, as consequências destas ações poderão ser desastrosas.

Para planejar uma estratégia, desenvolver um planejamento adequado ou definir metas, é essencial que você, como administrador, tenha uma visão clara da realidade que a sua empresa se encontra e o relatório gerencial poderá fornecer informações fundamentais para apoiar as futuras tomadas de decisões.

Um relatório gerencial é um documento que baseia-se em informações relevantes, sendo que o objetivo principal deve estar exposto de forma clara e compreensível, para que possa ser um instrumento eficiente no rumo da empresa.

Para que seja possível elaborá-los, é necessário que as informações e dados da empresa estejam atualizadas e precisas. São diversos tipos de relatórios gerenciais que podem ser elaborados:

  • Relatório de informação contábil – Possui como base, dados coletados de informações que constam em demonstrativos contábeis, balanços, entre outros. Este tipo de relatório pode reunir dados precisos para tomada de decisão, como: custo, contabilidade e orçamento.
  • Relatório de fluxo de caixa – O fluxo de caixa da empresa consiste na administração de disponibilidade do caixa, mapeando o saldo inicial e saldo final. Dispõe de uma estrutura de informações úteis, práticas e econômicas. Você poderá baixar gratuitamente o modelo de fluxo de caixa, clicando aqui.
  • Relatório de custos – Este é um importante relatório para avaliação gerencial e deve ser confiável, atual e útil para informar a situação real da empresa, quais são os setores (atividades) que estão gerando mais ou menos custos e como conquistar uma gestão para controlar ou até reduzir os custos totais.
  • Relatório de qualidade – Tem como função manter ciente os diretores e gerentes sobre os desempenhos dos setores da empresa. Neste relatório, podem ser utilizados recursos como folha de verificação, matriz SWOT (FOFA), matrizes para análise de qualidade e outros instrumentos.
  • Projeção ou previsão de vendas – É basicamente uma previsão da quantidade de vendas que podem ser realizadas em um determinado período, auxilia na identificação de viabilidade do negócio ao longo do período em análise, conhecimento nas altas e baixas de vendas no ano, entre outros.

Esses são alguns tipos de relatórios, porém, existem outros relatórios interessantes e que podem ser utilizados para acompanhamento e gerenciamento dos setores da empresa.

Não existe um método universal para a montagem técnica de relatórios gerenciais, no entanto, algumas dicas podem servir como referência na elaboração e montagem, que são eles:

  1. O primeiro elemento é definir o objetivo do relatório. Para isso, é necessário se atentar a quem será apresentado, como será sua utilização e a forma de apresentação.
  2. O segundo elemento avançará para a seleção das informações relevantes que irão compor o seu relatório, como por exemplo, informações que impactem na geração de resultados da empresa.
  3. O terceiro elemento será definir quais serão os indicadores de desempenho. Para auxiliar na escolha, alguns critérios poderão ser avaliados: simplicidade, abrangência, estabilidade, comparabilidade, acessibilidade e baixo custo
  4. O quarto elemento irá decidir a forma de apresentação do relatório, considerando que os dados devem ser objetivos e de preferência, incluir gráficos para melhor visualização e entendimento das informações globais que estarão sendo apresentadas.
  5. O quinto elemento será iniciar a preparação do relatório, aqui será necessário definir quais serão as pessoas responsáveis pelo levantamento de cada informação, para a consolidação e análise do agrupamento destes dados.

A linguagem que será utilizada no documento é um fator importante, não é recomendável utilizar termos técnico que serão compreendidos apenas por profissionais da área. A utilização de expressões de uso comum são adequadas.

O conteúdo é importante, mas a linguagem também contribui para o melhor entendimento do relatório.

Em síntese, podemos dizer que instrumentos desta natureza auxiliam a empresa a aprimorar os seus processos, fazer entregas mais precisas e deixar a casa mais em ordem. Em um mercado altamente competitivo, esses detalhes podem ser um diferencial.

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